Può un’attività di inserimento dati essere veloce, efficace e accurata? La risposta dipende innanzitutto dalle risorse che abbiamo a disposizione per la raccolta dati, ma non solo. Se fino a pochi anni fa l’inserimento dei dati, o data entry, avveniva per lo più a mano, oggi l’approccio risulta di gran lunga più snello, più rapido e più sicuro, ma a una condizione: che l’attività stessa venga corretta e verificata da un apposito programma di bonifica, o validazione dei dati. Come procedere in questa direzione e ottenere il massimo dal proprio lavoro? Per capirlo, dobbiamo prima analizzare gli step che portano all’inserimento e alla successiva normalizzazione dei dati. Questi step potrebbero infatti decidere anche il tipo di bonifica finale, e quindi la modalità di validazione.
A monte di tutto c’è il dato grezzo, e quindi la sorgente da cui questo dato viene estrapolato, filtrato o prodotto. Esempi tipici includono:
- modulo online per iscrizione a un servizio (newsletter, ecc)
- anagrafica con i dati personali (indirizzo postale, profilo home banking e simili)
- database di acquirenti di un prodotto o abbonati a un servizio
- elenco di attività commerciali in una determinata zona geografica con relative coordinate
- elenco di partecipanti a un programma di statistica
- form vari di contatto, acquisto ecommerce, prenotazione camera, richiesta consulenza
Potrebbe trattarsi quindi di un settore business come l’IT, ma potrebbe valere anche per ricerche statistiche, scientifiche, sociali, geopolitiche, ecc. In tutti questi casi il meccanismo di raccolta dati può essere più o meno preciso, vuoi per gli errori che l’utente, giocoforza, tende a compiere quando digita nome, cognome, indirizzo, numero di telefono, ecc, vuoi per le impostazioni del modulo o database, che possono generare incongruenze o difformità (codici territoriali obsoleti, doppioni e così via). Delegare all’utente il compito di inserire i dati senza le dovute accortezze vuol dire andare incontro a una fase successiva di bonifica dati più complessa, con potenziali errori a volte difficili anche solo da notare. Come fare dunque? Se abbiamo il controllo del nostro sistema di raccolta dati e possiamo intervenire a questo livello, la soluzione più efficace può essere una validazione in data entry. Vediamo nello specifico in che cosa consiste.
VALIDARE E FILTRARE I DATI IN FASE DI IMMISSIONE
L’obiettivo di rendere l’inserimento dei dati postali veloce, efficace e accurato può essere condotto già a monte della raccolta dati stessa, e cioè in fase di data entry attraverso plugin appositi sviluppati per compiere questa attività. Per farlo, è necessario prevedere un aggiornamento dei form di inserimento, ovvero del punto di ingresso dei dati. A livello di dati postali e geografici, se rimaniamo nell’ambito digitale, la risposta può arrivare dall’integrazione dei plugin di Address4. Il software Address4, se implementato ad esempio nel gestionale di un call center, è in grado di supportare l’attività dell’operatore fornendo suggerimenti durante la digitazione, correggendo i dati e fornendo alternative in real-time.
L’immissione del dato errato può essere inibita e accettata solo previa forzatura, anche in base ai permessi dell’operatore incaricato. Un data entry di questo genere offre diversi vantaggi perché permette di filtrare già in ingresso i dati e garantire di conseguenza una raccolta di indirizzi e nominativi di qualità superiore.
Non sempre tuttavia è possibile agire nel punto di ingresso. Un sito web gestito da terze parti, un sistema di raccolta dati affidato in outsourching, o ancora un ecommerce per la vendita online: sono solo alcuni degli scenari in cui un’azienda potrebbe riconoscersi, anche in funzione di particolari circostanze temporanee (da una campagna di lead generation a una raccolta di votazioni per un contest online). In questo caso non è possibile seguire la strada dell’integrazione di un plugin come Address4 nel sito per la raccolta dei dati: la soluzione diventa quindi simile ma non più a monte bensì a valle del data entry tramite normalizzazione massiva (o batch). Ecco come funziona.
VALIDAZIONE IN BATCH MASSIMA DEGLI INDIRIZZI POSTALI
Non solo data entry in real time via Rest APIs: con Address4, la suite per la validazione di indirizzi e dati, è possibile effettuare una bonifica automatica o periodica su archivi digitali di anagrafiche raccolte nei modi più svariati. In questo caso si può parlare di validazione post data entry, vale a dire di validazione a posteriori dell’immissione. L’interfaccia non fa altro che interrogare i database di Address4 e confrontare le informazioni inserite in data entry con quelle presenti in memoria. Eventuali discrepanze e potenziali errori vengono corretti e bonificati, con un margine di precisione massimo dato anche dall’arricchimento delle parti mancanti. Le difformità non risolvibili sono rese note con codici appositi che le identificano.
Questo strumento, disponibile con Address4 anche via web, funziona sempre previa registrazione creando il proprio account online da computer o tablet, 24 ore su 24 da qualsiasi luogo del mondo. Il vantaggio in questo caso è che non serve un programmatore che integri il software via API: è possibile semplicemente accedere al tool virtuale e caricare il file per la validazione massiva dei dati in batch. Il sistema a quel punto lavorerà per conto proprio, scalando i crediti spesi in automatico fino a esaurimento degli stessi. In seguito, per avviare nuove validazioni, basterà comprare altri crediti senza bisogno di abbonamenti e particolari vincoli.
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I VANTAGGI DI UN’IMMISSIONE DATI MASSIVA CON ADDRESS4
In una prospettiva di elaborazione dati in batch, il programma Address4 riesce a controllare in breve tempo volumi di dati elevati via web. È sufficiente caricare il proprio database, per esempio in un file Excel, e a quel punto Address4 lo restituisce pulito e bonificato in un nuovo file .csv con tutti i dati corretti e normalizzati. Il risultato è un data cleansing all’altezza delle aspettative, senza errori e senza doppioni. Con un semplice clic è possibile avviare il programma e farlo lavorare in totale autonomia fino a quando il file non è stato bonificato del tutto.
Il report di output restituisce un elenco di indirizzi postali e dati validati, corretti e aggiornati, segnalando dove previsto le voci che non sono processabili dal software. Il tutto può avvenire online senza bisogno di confrontarsi con tecnici o programmatori, complice una dashboard intuitiva con funzionalità a portata di mano anche in viaggio o dall’altra parte del mondo. Per maggiori informazioni, puoi consultare la sezione Elaborazione batch e pulizia dei dati del nostro sito web.
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Dalla teoria alla pratica, Address4 offre a webmaster, imprenditori, professionisti e IT specialist la possibilità di testare in presa diretta le potenzialità del software di validazione data entry grazie a una facile procedura di registrazione online. Una volta effettuato il login, si avranno a disposizione 100 crediti gratuiti per provare il software e comprenderne le caratteristiche. In alternativa puoi testare la validazione in batch dei tuoi indirizzi e dati registrandoti alla pagina Normalizzazione indirizzi batch . Per usufruire di questa opportunità non avrai bisogno di carta di credito né tanto meno di attivare piani in abbonamento.
Scoprirai inoltre la funzione di geocodifica batch via Google Maps, molto utile se lavori con coordinate geografiche. Se infatti utilizzi il classico geocoding di Google, avrai come output solo le coordinate geografiche di un insieme di indirizzi. Viceversa, se ti affidi a Address4, puoi usufruire del servizio di Google Maps batch, con normalizzazione inclusa degli indirizzi e coordinate geografiche accanto a ogni indirizzo validato. Il tuo data entry diventa più efficace, veloce e accurato grazie a Address4. Provalo subito!
